초심자들을 위한 전자우편 : 소개

전자우편이란?

전자우편은 영어로 "electronic mail" 또는 이를 줄여서 "e-mail"[이메일]이라고도 부르는데, 인터넷에서 가장 많은 인기를 끌며 사용되어 왔다. 미국에서는 일반 우편물보다 더 많은 수의 전자우편이 통용되고 있다. 전자우편은 단지 컴퓨터와 그 컴퓨터가 연결되어 있는 통신망을 이용해서 다른 사람에게 짧은 편지를 보내거나 받는 것이다. 전자우편이 매우 빠른 속도로 전달되므로, 사람들은 때로 전통적인 우편시스템을 매우 느리다는 의미로 "달팽이 우편"이라고 부르기도 한다.

속도 외에도, 전자우편은 우표가 필요 없기 때문에 매우 값싸게 이용할 수 있다. 만약 자신이 인터넷에 연결된 회사의 컴퓨터를 이용한다면, 메시지를 주고 받는데 드는 비용은 전혀 필요치 않다 (만약 인터넷 접속 비용을 시간 단위로 청구하는 상황이라면, 전자우편에 약간의 비용이 들 수 있지만, 그래도 그것은 매우 적다). 요약해보면,

전자우편 메시지들은 대체로 문자를 중심으로 한 텍스트이다 (인터넷이나 컴퓨터에서는 보통 "아스키 텍스트"라고 불리지만, 그것은 우리들 대부분에게는 그저 텍스트를 의미할 뿐이다). 그 외에도 당신은 디지털 사진과 같은 것들을 또한 메시지에 첨부할 수 있다.

컴퓨터를 통해 전자우편을 주고받기 위해 충족되어야할 두 가지 조건이 있다.

그렇지만, 항상 온라인 상태에 있을 필요는 없으며, 편지를 쓴 다음 그것을 보낼 때에만 접속해도 된다. 또, 전자우편을 수신한 다음 그것을 읽는 동안에는 인터넷 접속을 끊어도 된다.

모든 전자우편 프로그램들은, 프로그램마다 사용되는 용어가 다소 다르긴 해도 대개 비슷한 형식으로 동작한다. 여기서 우리는 일반적인 방식의 전자우편에 관해 설명한다. 당신의 프로그램은 다소 다른 용어를 사용할 수 있다. 그러나, 대부분의 프로그램들에서 사용되는 용어들은, "초심자를 위한 전자우편 용어 목록"에서 그 뜻을 찾을 수 있을 것이다.

... 하는 방법

우리는 초심자들을 위한 전자우편을, 사람들이 전자우편을 통해 하게될 여러가지 활동들로 나누었다.

전자우편 프로그램 설정

전자우편 프로그램은 그것이 어떻게 동작할지, 그리고 그것이 당신을 위해 무엇을 해줄 수 있을지를 결정하는 일련의 설정치 모음을 가지고 있다. 당신은 그것이 적절하게 동작하기 위한 정보를 제공할 필요가 있다. 일부 프로그램들은 설정에 도움을 주는 마법사 등을 제공하지만, 그렇지 않은 경우에는 단지 당신이 채워야할 설정치들의 필드만을 보여준다. 그것을 어떻게 설정해야하는지는, 프로그램에 함께 딸려 나오는 자료나 도움말 등을 참조하라.

전자우편 프로그램에게 당신이 어디의 누구인지 알려 주라

당신은 전자우편 프로그램에 다음과 같은 정보를 제공해야 한다.

여러 개의 계정을 한번에 다룰 수 있는 전자우편 프로그램도 있다. 예를 들어, 가정용과 회사용 전자우편 계정이 별도로 있는 경우가 바로 그것인데, 각 계정은 전자우편 프로그램 내에서 별도로 설정되어야만 한다.

만약 자신의 컴퓨터가 회사 네트웍에 접속되어 있다면, 전자우편 프로그램을 설정하는 방법을 알기 위해 회사의 네트웍 관리자에게 문의할 필요도 있다.

이 정보는 한번 설정하면, 대개 그것을 다시 변경할 필요는 없다.

도움이 되는 기능들을 활성화 시켜라

전자우편 프로그램들은 대체로 전자우편 경험을 좀더 즐겁게 하기 위한 기능들을 제공한다. 이러한 특색들을 사용하기 위해서는, 그것들을 설정해야한다. 당신의 전자우편 프로그램은 다음과 같은 편의를 제공할 수 있다.

특 색
그것이 무슨 일을 하나?

그것을 어떻게 설정하는가?

동작 (때로는 "규칙" 또는 "스크립트"라고도 부른다)

받은 편지에 대해 설정된 동작을 자동으로 수행

원하는 각각의 동작을 만든다

주소록 자신과 교신을 하는 사람들의 전자우편 주소를 저장 각 사람의 주소를 주소록에 입력
압축 첨부물을 빠르게 전송할 수 있도록 압축

압축가능 또는 해제를 설정

다운로드 폴더

수신된 첨부파일을 저장하는 위치를 지정함으로써, 첨부파일을 쉽게 찾을 수 있고, 바이러스 검사를 쉽게 할 수 있음 (그 폴더만 검사하면 되므로)

원하는 데스크탑 폴더를 선택
인코딩 첨부물을 전송가능한 형식으로 변환 적절한 형식을 선택
관련 프로그램

수신된 첨부파일을 처리할 수 있는 다른 프로그램들에 관한 정보를 제공

수신될 것으로 예상되는 형태별 첨부파일들을 처리할 수 잇는 관련 프로그램을 연결한다.

전자우편에 HTML 사용

메시지 스타일을 사용한 텍스트나 그림 등을 쓸 수 있도록 함으로써, 메일이 마치 웹페이지처럼 보일 수 있게 함

사용가능 또는 해제를 설정
주소록 가져오기

만약 이전에 다른 전자우편 프로그램을 사용했었다면, 이전에 만들어 둔 주소록을 새로운 프로그램으로 이관

먼저, 이전의 프로그램에서 주소록을 "내보내기" 한 후에, 새로운 프로그램에서 "가져오기"를 실행한다.
서명 본문 말미에 적는 표준화된 메시지 서명을 만든다

전자우편 받기와, 읽어보기

메시지 수신

전자우편을 수신하려면, 당신은 현재 인터넷에 접속되어 있어야만 한다. 만약 접속되어 있다면, 전자우편 프로그램이 보유한 능력에 따라 여러 가지 방법으로, 수신된 메시지들을 검색할 수 있다.

대부분의 전자우편 프로그램들은 받은 편지함, 읽지 않은 편지, 보낼 편지함 등과 같이 사무실의 데스크탑 상에서 볼 수 있는 항목들을 나타내는 창들을 제공한다.

메시지 읽기

수신된 모든 전자우편 메시지들은 기본적으로 같은 구성 요소들을 가지고 있다.

수신된 전자우편 메시지의 두 가지 주요 영역은:

위의 그림은 평범한 텍스트 메시지를 보여주고 있다. 일부 전자우편 프로그램들은 HTML 기반의 전자우편 메시지들을 지원하는데, 이러한 메시지들은 스타일화된 형식과, 링크 및 그림 등을 포함할 수 있다. 만약 자신의 전자우편 프로그램이 HTML 편지를 지원하지 않는다면, 자신이 받은 HTML 기반의 메시지는, HTML 코드가 메시지 내에 있는 이질적인 텍스트처럼 보이게 될 것이다.

위의 그림에서, "오늘은 어제 당신이 걱정하던 내일이다, 그리고 지금 이순간 모든 일이 다 괜찮다"라는 구절은 일종의 서명(signature)이다. 받은 메시지 내에서, 자신이 익숙지 못한 무엇인가에 접할 수 있는 가능성이 있다. 이러한 것들 중 대부분은 전자우편 통신을 더 쉽고, 더 재미있게 만드는데 관련된 것들이다.

대개 메시지를 받으면 하게되는 가장 보편적인 일은, 그 것에 대해 회신을 하는 일이다.

메시지는 첨부물이라고 불리는 파일과, 함께 도착할 수 있다. 첨부파일은 어떠한 형식의 파일이라도 상관없다. 일부 전자우편 프로그램들은 수신된 첨부물들을 특정 데스크탑 폴더 내에 두지만, 그외에 다른 것들은 전자우편 메시지 그 자체 내에 첨부물을 표시한다.

수신된 메시지를 다른 사람에게 전달하기

당신은 메시지의 "전달" 기능이나, 또는 수신자의 이름을 고침으로써, 이미 받은 메시지를 다른 사람에게 다시 보내줄 수 있다. 전자우편 프로그램은 대개 메뉴항목이나 버튼 등을 통해, 이러한 기능을 지원한다. 메시지를 전달할 때에는, (반송주소로서) 자신의 전자우편 주소가 적혀서 보내진다. 그러나, 메시지의 수신자 주소를 바꾸는 방법을 취하면, 원래 송신자의 전자우편 주소가 반송주소로서 지정된다.

보관하고 싶은 메시지들을 정리하기

더 이상 필요 없는 메시지를 지우고, 간직하기 원하는 메시지들은 보관함으로써 항상 정리된 상태의 전자우편 프로그램을 유지하는 것은 좋은 습관이다. 받은 편지함 내에 수백 통이 넘는 메시지들을 가지고 있는 것만큼 나쁜 것도 없다. 단순히 어떤 메시지를 읽었고, 또 어떤 메시지를 읽지 않았는지를 기억하는 것만으로도 악몽이 될 수 있기 때문이다. 많은 전자우편 프로그램들이, 폴더나 편지함들에 저장되어 있는 특정 메시지를 쉽게 찾을 수 있도록 "찾기" 기능을 제공한다. 일부 전자우편 프로그램들에서는, 각 수신 메시지들에의 중요도에 따라 우선 순위를 할당할 수 있다. 그러면, 그 프로그램은 매겨진 우선 순위를 기반으로, 메시지를 보관하거나, 또는 자동적으로 다른 처리를 수행할 수 있을 것이다.

메시지에 회신하거나, 편지를 쓰고 보내기

수신된 메시지에 회신을 작성하거나, 완전히 새로운 메시지를 만들 수 있으며, 이때 반드시 온라인 상태에 있을 필요는 없다. 회신 또는 새로운 메시지를 작성하였을 때, 당신은 그것을 나중에 보내도록 대기행렬에 집어넣거나, 또는 즉시 보낼 수도 있다. 이렇게 하면, 프로그램은 메시지를 보낼 편지함 내에 저장할 것이다. 일부 전자우편 프로그램들은 원하는 때에 작성을 끝낼 수 있도록 메시지 초안을 저장할 수 있는 기능도 있다.

메시지를 실제로 보내기 위해서는, 인터넷에 접속해야만 한다. 만약 오프라인 상태에서 전자우편 메시지를 보내려고 시도하면, 컴퓨터에 다이얼업 소프트웨어가 설정되어 있는 상태에 따라, 대부분의 프로그램들이 자동적으로 인터넷에 접속하려는 시도를 할 것이다.

메시지에 회신을 하거나 새로운 메시지를 만들 때, 영문 대문자는 사용 규칙에 따라 필요한 곳에만 쓰는 습관을 들여야 한다. 모두 영문 대문자로만 쓰여진 메시지는 큰소리를 지르는 일종의 "고함소리"로 간주되며, 자신의 미숙함을 내비치는 표시로도 이해될 수 있다. 또한, emoticon이나 전자우편 약어들을 섞어 쓰는 것에 익숙해질 필요가 있다. 만약 자신의 전자우편 프로그램이 맞춤법 검사기를 지원한다면, 그것을 사용하는 것도 좋다.

수신된 메시지에 회신하기

모든 전자우편 프로그램은 메뉴항목이나 버튼에 "회신" 기능을 제공하는데, 회신하려는 메시지를 읽으면서 그 기능을 선택할 수 있다. 이렇게 하면, 프로그램은 송신자의 주소로 보내는 새로운 메시지를 만들게 되는데, 이때 프로그램의 기능이나 설정 내용에 따라, 원래 메시지의 내용을 새로운 메시지에 인용할 수도 있다. 그 다음에 자신이 원하는 대로 회신을 작성해서, 그 메시지를 보내면 된다.

일부 전자우편 프로그램들은 인용된 원래의 내용을 식별하기 위해 각 줄 앞에 속성을 제공하기도 한다. 메시지에 대한 회신을 받았을 때, 원래 자신이 보낸 메시지 앞에 ">" 표시가 들어간 것을 볼 수 있는데, 이것은 인용된 텍스트라는 표시이다.

새로운 전자우편 메시지 만들기

모든 전자우편 프로그램은 적당한 메뉴항목이나 버튼을 선택함으로써 새로운 메시지를 만들 수 있게 해준다. 그러면, 프로그램은 아직 주소나, 제목 그리고 내용이 비어있는 상태의 새로운 메시지를 만든다.

모든 발신 메시지들은 다음과 같은 세 가지 요소를 가진다.

전자우편 메시지 내에 있는 세 가지 주요 영역은 다음과 같다.

위의 세 가지 요소 중 가장 중요한 것은 "수신자" 란인데, 그 이유는 이 메시지가 보내질 주소를 담고 있기 때문이다. 주소록 기능을 제공하는 전자우편 프로그램에서는, 원하는 수신자의 이름이나 별명을 쳐넣으면, 프로그램이 그 사람에 관한 나머지 주소정보를 채워넣어 준다.

일부 전자우편 프로그램들은 위의 세 가지 요소 중 한가지라도 빠진 채 메시지를 보내려고 하면, 화면에 경고메시지를 표시하기도 한다. 제목이나 본문은 반드시 써야하는 것은 아니다. 그러나, 수신자의 입장에서는 제목만 보고도 메시지의 내용을 짐작하는데 도움을 주기 때문,에 제목을 넣는 것이 예의 바른 습관이다.

만약, 당신의 메시지에 첨부파일을 포함하기 원하면, 전자우편 프로그램의 "파일첨부" 기능을 사용하면 된다.

참조와 숨은 참조

만약 자신의 전자우편 프로그램이 이 기능을 지원한다면, 참조(cc) 또는 숨은 참조(bcc)란에 여러 명의 이름과 주소를 입력함으로써 하나의 메시지를 여러 명에게 동시에 보낼 수 있다.

그룹 수신자에게 정기적으로 메시지 보내기

만약 어떤 그룹에 소속된 사람들에게 정기적으로 메시지를 보내야한다면, 당신의 전자우편 프로그램이 "배포목록"이나 "그룹주소"를 지원하는지 알아 보라. 이 기능은 수신자 목록을 만들어 놓고, 그 그룹을 수신자로 지정할 수 있으므로, 각 수신자들의 이름과 주소를 매번 일일히 입력해야하는 불편함으로부터 해방시켜준다.


이 정보는 2000년 3월 4일에 수정되었습니다.
영어판(whatis.com)